Comment confier ses documents ?
Don, legs, dation, dépôt, prêt.
Le don manuel
Cas le plus courant, il peut se faire par simple remise des documents concernés, auxquels on adjoint un écrit : lettre d’intention de don par le donateur, lettre d’acceptation par le donataire. Le don implique le transfert de propriété.
Le legs
Les dispositions successorales figurent obligatoirement dans un testament. Les archives répondent aux dispositions générales concernant les biens. Le legs est accepté par écrit par le légataire. Il implique le transfert de propriété. Pour éviter le risque de démembrement d’un fonds en cas de partage successoral et par là de nuire à son intérêt historique, la jurisprudence reconnaît la notion de « souvenirs de famille » qui peuvent être confiées en dépôt à l’un des membres de la famille qui pourra à son tour confier les documents à un service d’archives.
La dation
Elle permet à un particulier d’acquitter en nature le paiement de certains impôts (droits de succession, impôt sur la fortune…) suivant des conditions bien précises, en cédant à l’Etat des biens de grande valeur historique. Le Ministère des Finances, après instruction de la demande, donne ou non son accord. La dation implique le transfert de propriété.
Le dépôt
En raison de son caractère précaire, les services d'archives ne le pratiquent que dans des cas particuliers. Il exclut le transfert de propriété (le particulier reste propriétaire de ses documents). C’est la seule modalité qui peut faire l’objet d’un simple acte sous seing privé (contrat de dépôt), fixant les droits et obligations de chaque partie).
Le prêt pour reproduction
Le particulier confie de façon provisoire ses documents originaux pour qu’ils soient reproduits sous une autre forme à déterminer (photographie, microfilm, support numérique, etc.). Ainsi, le propriétaire conserve ses documents mais leur reproduction permet au public de les consulter.
En Téléchargement
Modèle de lettre de don
Convention de dépôt