Que faire de vos archives ?

Comment verser ?

Le versement est l’opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées du service qui les a produites aux Archives départementales (en application du décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009).

Préparation du versement

Les dossiers doivent être conditionnés dans des boîtes d’archives classiques (en carton, de 10 ou 15 cm de largeur). Leur nombre devra être indiqué sur le bordereau. Ces boîtes seront numérotées en continu à partir du chiffre 1, sans numéro en double (sans bis, ni ter…). Ce numéro de boîte sera reporté sur le bordereau de versement.

Proposition de versement

Tout versement d’archives donne lieu à la rédaction d’un bordereau de versement visé dans un premier temps par le directeur du service producteur et dans un second temps, par le directeur des Archives départementales. Le bordereau doit contenir une description et une datation, boîte par boîte, des dossiers à verser.

Le transfert des boîtes de votre service aux Archives départementales

À réception de ce bordereau, les Archives départementales vous contactent pour fixer un rendez-vous pour le transfert des documents. Il vous appartient d’assurer le transport des documents jusqu’aux Archives départementales.

Comment éliminer ?

L’élimination est la destruction physique des documents dépourvus d’intérêt administratif et historique (en application du décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009).

Propositions d’élimination

Toute élimination donne lieu à la rédaction d’un bordereau d’élimination visé dans un premier temps par le directeur du service producteur et, dans un second temps, par le directeur des Archives départementales, chargé d’exercer un contrôle scientifique et technique sur l’ensemble des documents produits dans le département. Ce bordereau d’élimination doit contenir une description succincte des documents proposés à l’élimination ainsi que leurs dates précises et une estimation de leur métrage.

Destruction des documents

Les documents nominatifs et confidentiels (autrement dit, les documents contenant des données à caractère personnel) doivent faire l’objet d’une destruction par broyage, incinération ou déchiquetage. L’organisme procédant à cette destruction doit fournir un certificat de destruction.

Que conserver ?

Le tableau de gestion est un outil essentiel pour mener à bien un versement ou une élimination.
Le sort réservé aux documents à l’issue de leur période d’utilisation courante, c’est-à-dire soit le versement soit l’élimination, est déterminé strictement par des tableaux de gestion établis selon la législation en vigueur et les instructions des Archives de France, en accord avec les services producteurs (en application du décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009).

Comment consulter ?

La consultation des documents versés reste libre pour les services producteurs mais encadrée pour le public (en application du décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009).
Les documents versés restent librement accessibles aux organismes qui en sont producteurs.
Les modalités d’accès pour le grand public sont quant à elles spécifiques : la communicabilité des documents est en effet régie par le Code du patrimoine (Livre II, Chapitre 3) qui reprend les lois du 17 juillet 1978 et du 15 juillet 2008, la première réglementant l’accès aux documents administratifs, la deuxième encadrant la consultation des documents historiques.