Les archives notariales

Riches de renseignements historiques, sociologiques, économiques et généalogiques, les archives notariales sont, après les registres paroissiaux et de l'état civil, les documents les plus demandés par le public.

Le cadre juridique

En France, les premiers jalons d’une législation visant à encadrer l’activité notariale pour assurer l’authenticité des contrats et leur conservation remontent au haut Moyen Âge. Probants et exécutoires, les actes notariés sont garants du droit des personnes physiques et morales. Preuve à conserver par les offices, puis patrimoine documentaire à protéger et à communiquer par les Archives départementales, la production des notaires fait l’objet d'une grande vigilance de la part du législateur.

  Texte de loi

1791

Décret

du 29 septembre – 6 octobre

Défense faite aux notaires de se dessaisir de leurs minutes et répertoires. Cette interdiction est confirmée par la loi de Ventôse an XI (1803) organisant le notariat français moderne, véritable code à la base du notariat actuel.

1928

Loi du 14 mars

Incitation faite aux notaires de déposer aux Archives départementales leurs minutes et répertoires de plus de 125 ans.

1979

Loi du 3 janvier

Attribution du statut d’archives publiques imprescriptibles aux minutes et répertoires de notaires. À ce titre, les documents de plus de 100 ans – date de leur communicabilité – doivent être obligatoirement versés aux Archives départementales.

2004

Code du patrimoine

du 20 février

Reprise des dispositions de la loi de 1979.

2008

Loi du 15 juillet

Réduction du délai de communicabilité à 75 ans, à l’exception des actes relatifs aux mineurs.

2009

Décret d'application 1124

du 17 septembre

Réduction du délai de versement à 75 ans.

Comment verser ?

La collecte des archives notariales se fait soit à la demande des notaires en exercice, soit à l’initiative des Archives départementales, selon la réglementation en vigueur. 
Avant chaque prise en charge, le service des Archives départementales fournit au notaire concerné, un bordereau de versement à compléter.
Sur ce bordereau, doivent figurer les informations décrivant le plus précisément possible les documents faisant l’objet du versement : le contenu de chacun des cartons dûment numérotés avec le nom du notaire producteur des archives en question et leurs dates extrêmes puis enfin le métrage linéaire total.
Afin de préserver la cohérence des fonds, il est recommandé de verser des exercices entiers de notaire. Ceci dans le cadre du délai légal de 75 ans.
À la réception du bordereau dûment rempli, les Archives départementales vous contactent pour fixer ensemble la date de prise en charge des documents.
Une fois entrés aux Archives départementales, les documents sont triés. Les papiers altérés et suspectés d’atteintes parasitaires (moisissures, insectes) sont isolés des autres pour être désinfectés, avant d’être réintégrés. Les minutes notariales et leurs répertoires sont classés, foliotés, estampillés et font l’objet d’un instrument de recherche électronique.
 

Comment consulter ?

Les minutes et répertoires sont regroupés par notaire producteur puis classés chronologiquement, donnant lieu à des instruments de recherche. C’est par leur biais que l’on identifie les documents à consulter.

Actuellement il coexiste 3 types de cotes :

  • cotes à deux éléments (exemple : E 557), archives notariales déposées avant 1912                     
  • cotes à trois éléments (exemple 3 E 1500), archives notariales déposées entre 1928 et 1972
  • cotes à quatre éléments (exemple 3 E 27/1), archives notariales entrées à partir de 1972.

Ces instruments de recherche sont :

 

En téléchargement

.PDF

Bordereau de versement

.PDF

Liste des notaires de la Charente-Maritime en exercice