Les archives notariales
Riches de renseignements historiques, sociologiques, économiques et généalogiques, les archives notariales sont, après les registres paroissiaux et de l'état civil, les documents les plus demandés par le public.
Le cadre juridique
En France, les premiers jalons d’une législation visant à encadrer l’activité notariale pour assurer l’authenticité des contrats et leur conservation remontent au haut Moyen Âge. Probants et exécutoires, les actes notariés sont garants du droit des personnes physiques et morales. Preuve à conserver par les offices, puis patrimoine documentaire à protéger et à communiquer par les Archives départementales, la production des notaires fait l’objet d'une grande vigilance de la part du législateur.
Texte de loi | |
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1791 Décret du 29 septembre – 6 octobre |
Défense faite aux notaires de se dessaisir de leurs minutes et répertoires. Cette interdiction est confirmée par la loi de Ventôse an XI (1803) organisant le notariat français moderne, véritable code à la base du notariat actuel. |
1928 Loi du 14 mars |
Incitation faite aux notaires de déposer aux Archives départementales leurs minutes et répertoires de plus de 125 ans. |
1979 Loi du 3 janvier |
Attribution du statut d’archives publiques imprescriptibles aux minutes et répertoires de notaires. À ce titre, les documents de plus de 100 ans – date de leur communicabilité – doivent être obligatoirement versés aux Archives départementales. |
2004 Code du patrimoine du 20 février |
Reprise des dispositions de la loi de 1979. |
2008 Loi du 15 juillet |
Réduction du délai de communicabilité à 75 ans, à l’exception des actes relatifs aux mineurs. |
2009 Décret d'application 1124 du 17 septembre |
Réduction du délai de versement à 75 ans. |
Comment verser ?
La collecte des archives notariales se fait soit à la demande des notaires en exercice, soit à l’initiative des Archives départementales, selon la réglementation en vigueur.
Avant chaque prise en charge, le service des Archives départementales fournit au notaire concerné, un bordereau de versement à compléter.
Sur ce bordereau, doivent figurer les informations décrivant le plus précisément possible les documents faisant l’objet du versement : le contenu de chacun des cartons dûment numérotés avec le nom du notaire producteur des archives en question et leurs dates extrêmes puis enfin le métrage linéaire total.
Afin de préserver la cohérence des fonds, il est recommandé de verser des exercices entiers de notaire. Ceci dans le cadre du délai légal de 75 ans.
À la réception du bordereau dûment rempli, les Archives départementales vous contactent pour fixer ensemble la date de prise en charge des documents.
Une fois entrés aux Archives départementales, les documents sont triés. Les papiers altérés et suspectés d’atteintes parasitaires (moisissures, insectes) sont isolés des autres pour être désinfectés, avant d’être réintégrés. Les minutes notariales et leurs répertoires sont classés, foliotés, estampillés et font l’objet d’un instrument de recherche électronique.
Comment consulter ?
Les minutes et répertoires sont regroupés par notaire producteur puis classés chronologiquement, donnant lieu à des instruments de recherche. C’est par leur biais que l’on identifie les documents à consulter.
Actuellement il coexiste 3 types de cotes :
- cotes à deux éléments (exemple : E 557), archives notariales déposées avant 1912
- cotes à trois éléments (exemple 3 E 1500), archives notariales déposées entre 1928 et 1972
- cotes à quatre éléments (exemple 3 E 27/1), archives notariales entrées à partir de 1972.
Ces instruments de recherche sont :
- à la disposition du public en salle de lecture,
- Minutes de Notaires, accessibles en ligne .
- en sources complémentaires, le contrôle des actes des notaires pour la période 1693-1799
En téléchargement
Bordereau de versement archives notariales